Política de Privacidade
⚠ RASCUNHO v1 — exige revisão jurídica antes do uso real. Este documento foi redigido com base no conhecimento técnico do sistema Ancila (fluxos, subprocessadores, medidas de segurança) e nos princípios da LGPD, mas não substitui revisão por advogado(a) especialista em LGPD/SaaS. Pontos críticos para revisão: bases legais (arts. 7º e 11), mecanismos formais de transferência internacional (art. 33), prazos de retenção compatíveis com regulação dos conselhos de classe (CFM/CFO).
Versão: 1.2 Última atualização: 10 de junho de 2026 Empresa: VEKR LTDA, inscrita no CNPJ 60.042.265/0001-84, com sede em ST SCN Q 4 BL B, Brasília/DF Encarregado pela proteção de dados (DPO): Vitor Eduardo Kühl Rodrigues — ancila.contato@gmail.com
1. Quem somos e o que fazemos
A Ancila é um software de assistente virtual (SaaS) destinado a clínicas e consultórios brasileiros — odontológicos, médicos e estéticos — para automação do atendimento por WhatsApp e voz, agendamento de consultas, lembretes e captação de leads.
Responsabilidades pelo tratamento de dados:
- A clínica que contrata a Ancila é a Controladora dos dados pessoais de seus pacientes (LGPD, art. 5º, VI). Cabe a ela decidir sobre o tratamento.
- A Ancila é a Operadora (LGPD, art. 5º, VII). Trata dados pessoais em nome e por instrução da clínica, conforme o Contrato de Tratamento de Dados anexo aos Termos de Uso.
2. A quem se aplica esta Política
Esta política trata de dois grupos de titulares:
- Usuários do painel administrativo da Ancila — sócios e equipe das clínicas que acessam o sistema. Para esses, a Ancila é Controladora.
- Pacientes das clínicas que interagem com o assistente virtual via WhatsApp ou ligação. Para esses, a clínica é Controladora e a Ancila é Operadora.
3. Dados que tratamos
3.1 Dos usuários do painel (clínicas)
- Nome, e-mail, senha (armazenada com hash), nome da clínica, slug.
- Dados de uso do sistema (login, ações realizadas, telemetria de funcionamento).
3.2 Dos pacientes (via clínicas)
- Cadastrais: nome, telefone (formato E.164), e-mail (se fornecido), data de nascimento (se fornecida).
- De comunicação: conteúdo das mensagens trocadas com o assistente virtual; transcrições; áudio de voz quando aplicável.
- De agendamento: histórico de consultas, status (marcada, confirmada, cancelada, no-show), procedimento, profissional, horário.
- Sensíveis (saúde) — art. 11: eventuais informações de saúde que o paciente espontaneamente mencionar na conversa (sintomas, queixas, condições). O assistente é configurado para não diagnosticar nem orientar clinicamente e escalar imediatamente para atendimento humano em casos urgentes.
4. Para quais finalidades tratamos
- Permitir o agendamento de consultas via WhatsApp/voz.
- Responder dúvidas operacionais (endereço, horários, convênios, procedimentos).
- Enviar lembretes e confirmações de consulta.
- Encaminhar para atendimento humano quando o agente identificar necessidade (escalação).
- Operar, manter e aprimorar o serviço.
- Cumprir obrigações legais e regulatórias.
5. Bases legais (LGPD, arts. 7º e 11)
| Categoria de dado | Base legal | Justificativa |
|---|---|---|
| Cadastrais do paciente | Execução de contrato (art. 7º, V) | Necessário para marcar e atender a consulta |
| Comunicação com o agente | Execução de contrato + legítimo interesse (art. 7º, IX) | Necessário para prestar o atendimento; reduzir no-show |
| Sensíveis (saúde), quando surgirem | Tutela da saúde por serviço de saúde (art. 11, II, "f") | Tratamento por estabelecimento de saúde |
| Cadastrais de usuários do painel | Execução de contrato (art. 7º, V) | Necessário para a contratação do SaaS |
| Telemetria de uso | Legítimo interesse (art. 7º, IX) | Necessário para a operação técnica e melhoria do serviço |
Revisão jurídica recomendada: validar adequação de cada base ao caso concreto e ajustar redação.
6. Compartilhamento — subprocessadores
Para operar o serviço, a Ancila compartilha dados com subprocessadores, todos sujeitos a compromissos contratuais de proteção:
| Subprocessador | Função | Localização |
|---|---|---|
| Anthropic, PBC (Claude) | Processamento de linguagem natural | EUA |
| Voyage AI | Geração de embeddings para FAQ | EUA |
| Meta Platforms (WhatsApp Cloud API) | Entrega das mensagens | Global |
| Fly.io | Hospedagem da aplicação | Brasil (São Paulo) |
| Neon | Banco de dados gerenciado | Brasil (São Paulo) |
| Vercel | Hospedagem do painel administrativo | Global |
| Asaas | Processamento de pagamentos | Brasil |
A lista é mantida atualizada; alterações materiais são comunicadas com antecedência razoável.
7. Transferência internacional (LGPD, art. 33)
Parte do tratamento envolve transferência para fora do Brasil (especialmente EUA — Anthropic, Voyage; e infraestrutura global da Meta). Adotamos:
- Cláusulas contratuais específicas com cada subprocessador, exigindo padrões de proteção compatíveis com a LGPD.
- Minimização: apenas dados estritamente necessários ao processamento são compartilhados.
- Residência local sempre que possível: aplicação e banco de dados são hospedados no Brasil (São Paulo).
- Adequação contínua às orientações da ANPD sobre transferência internacional.
Revisão jurídica recomendada: detalhar o mecanismo formal aplicável a cada destino (cláusulas-padrão da ANPD, decisões de adequação) conforme regulamentação vigente.
8. Direitos do titular (LGPD, art. 18)
Você tem direito a, a qualquer tempo:
- Confirmar a existência de tratamento.
- Acessar os seus dados.
- Corrigir dados incompletos, inexatos ou desatualizados.
- Anonimizar, bloquear ou eliminar dados desnecessários.
- Portabilidade.
- Eliminar dados tratados com base em consentimento.
- Obter informação sobre o compartilhamento.
- Revogar o consentimento.
Como exercer
- Envie um pedido para ancila.contato@gmail.com contendo:
- Tipo de solicitação (acesso, correção, eliminação, portabilidade, anonimização, informação sobre compartilhamento ou revogação de consentimento);
- Informações que identifiquem você como titular dos dados (nome completo, telefone ou e-mail usados na clínica);
- Canal preferido de resposta (e-mail ou WhatsApp).
- Confirmamos o recebimento em até 2 (dois) dias úteis.
- Respondemos em até 15 (quinze) dias úteis, conforme art. 19 da LGPD. Em casos de complexidade excepcional, podemos estender o prazo justificando o motivo.
- Em caso de recusa (ex.: dado sob guarda legal obrigatória), justificamos formalmente a base legal aplicável (art. 19, §1º).
⚠ Pacientes: quando o pedido se refere aos seus dados de saúde ou atendimento, a clínica em que você foi atendido é a Controladora — o pedido deve ser encaminhado diretamente a ela. Se você enviar o pedido à Ancila, nós o repassamos à clínica e te informamos por qual canal a clínica responderá.
9. Prazo de retenção
Adotamos prazos de retenção proporcionais à finalidade de cada categoria de dado:
| Categoria de dado | Prazo de retenção |
|---|---|
| Cadastrais do paciente (nome, contato, idade) | Duração do contrato com a clínica + 5 anos |
| Transcrições de conversa (texto) | 24 meses ativos, depois anonimizadas para estatísticas agregadas |
| Áudio de voz (quando aplicável) | 90 dias, depois eliminado |
| Logs de agendamento (consultas, status) | Duração do contrato + 5 anos |
| Logs de auditoria e segurança | 12 meses |
| Dados de cobrança e fiscais | Duração do contrato + 5 anos (atendendo prazos fiscais aplicáveis) |
| Telemetria de uso (anonimizada) | Indefinida, sem possibilidade de reidentificação |
| Cadastrais de usuários do painel | Duração do contrato + 90 dias |
⚠ Registros assistenciais (prontuário). Dados que se enquadrem como prontuário clínico ficam sob a responsabilidade da clínica Controladora e devem observar os prazos exigidos por CFM, CFO ou outro conselho profissional aplicável (em geral, mínimo de 20 anos após o último registro do paciente, conforme Resolução CFM 1.821/2007 e correlatas). Nesses casos, mesmo após o fim do contrato com a Ancila, a clínica permanece responsável pela guarda.
Após o término do contrato comercial com a clínica, os dados sob nossa custódia podem ser:
- Devolvidos à clínica em formato estruturado, no prazo de até 30 dias;
- Anonimizados (perdendo a possibilidade de reidentificação); ou
- Eliminados, ressalvada obrigação legal de retenção.
Revisão jurídica recomendada: validar os prazos acima com regulação setorial vigente e prática contratual.
10. Segurança da informação
Adotamos medidas técnicas e organizacionais razoáveis:
- Isolamento por inquilino (multi-tenant) via Row-Level Security (RLS) no banco de dados — uma clínica não acessa dados de outra.
- Autenticação JWT com cookies HTTP-only.
- Criptografia em trânsito (HTTPS/TLS) em todas as comunicações.
- Verificação HMAC das chamadas de webhook externas.
- Opção de atendimento humano disponível ao paciente a qualquer momento, mediante solicitação ao agente.
- Logs de auditoria estruturados.
- Backups automáticos do banco de dados.
- Acesso restrito aos dados a pessoas autorizadas.
Nenhum sistema é 100% imune a incidentes. Em caso de evento que possa resultar em risco aos titulares, comunicaremos a ANPD e os titulares conforme exige a LGPD (art. 48).
11. Cookies
O painel web utiliza cookies estritamente necessários (sessão e autenticação). Não utilizamos cookies de publicidade.
12. Encarregado pela proteção de dados (DPO)
Nome: Vitor Eduardo Kühl Rodrigues E-mail: ancila.contato@gmail.com Endereço para correspondência: ST SCN Q 4 BL B, Brasília/DF
13. Alterações desta Política
Esta política pode ser atualizada periodicamente. A versão vigente é a mais recente nesta página. Alterações materiais serão comunicadas com antecedência razoável aos contratantes do painel.
14. Contato
Dúvidas, pedidos ou reclamações: ancila.contato@gmail.com
Documento versão 1.2 — rascunho. Alteração nesta versão: a transparência ao paciente sobre o tratamento de dados apoia-se nesta Política e nos avisos da clínica Controladora (e não em um aviso de "assistente virtual" na primeira mensagem do agente). Continua sujeito à revisão por advogado(a) LGPD antes do uso final.